Wer kennt es nicht – wir sind unter Druck, gehetzt, müssen oft mehrere Dinge gleichzeitig tun. Wir handeln im Vorübergehen und fragen uns dabei, muss das so sein? Fotografen entscheiden als Selbständige eigenverantwortlich über ihre Zeit- und Aufgabeneinteilung. Dabei steht vielen die eigene Betriebsblindheit im Weg. Zeitmanagement ist eine sinnvolle Technik, um mehr Kontrolle über den eigenen Outcome zu gewinnen. Nur durch die bewusste Einteilung von Zeit ist effizientes Arbeiten möglich, was bessere Ergebnisse in den einzelnen Arbeitsfeldern erzeugt. Wer mit seiner Zeit gut zurecht kommt, ist nicht nur erfolgreicher, sondern zufriedener, ausgeglichener und motivierter. Und das wirkt sich auf alle Bereiche des Lebens positiv aus.
Für meine Workshops zum Thema „Skalierung von Honoraren & Nutzungsrechten in der Auftragsfotografie“ in Berlin werden die teilnehmenden Fotografen im Vorfeld des Workshops vom Veranstalter befragt, welche Aufgaben sie im Rahmen ihrer Selbständigkeit erfüllen müssen. Das Ergebnis war, dass fast alle bis zu zehn Aufgabenfelder regelmäßig selbst erledigen (müssen). Abgefragt wurden die Aufgaben Projektplanung und Steuerung, Selbstpräsentation, Kommunikation mit Kunden und potenziellen Auftraggebern, Websitepflege, Portfolio-Erstellung, Preisgestaltung und Angebotserstellung, Social Media Marketing, Finanzmittelakquise und Gestaltung von Kooperations- und Nutzungsverträgen.
Ganz schön viel, was freiberufliche Fotografen in den Arbeitsalltag einplanen sollten, um das Business am Laufen zu halten. Nicht selten arbeiten Selbständige oft 60 oder mehr Stunden pro Woche. Wenn ich Fotografen frage, wie sie ihre Arbeitszeit einteilen und welche Aufgaben sie planen, stellt sich raus, dass viele kein System dafür nutzen. Meetings, Telefonate oder Backoffice-Aufgaben mehr als ein paar Tage im Voraus zu terminieren, ist für sie ungewohnt. Die meisten handhaben das am liebsten spontan. Trotzdem beklagen sich fast alle, dass sie zu wenig Zeit für wichtige Aufgaben wie Akquisition oder Marketing haben. Was oft daran liegt, dass sie ihre Zeit schlecht einteilen und beispielsweise stundenlang an der Bildbearbeitung sitzen.
Zeit ist eine Ressource und wir müssen achtsam mit ihr umgehen. Dabei helfen drei simple und bewährte Tools.
1.
Konsequentes Arbeiten mit dem Kalender. Notieren Sie nicht nur Jobs und Kundentermine, sondern reservieren Sie Zeiten für Büroaufgaben, Portfolio- oder Websitepflege und Kundengewinnung.
2.
Das Festlegen der täglichen und wöchentlichen Arbeitszeit. Wieviel können und wollen Sie arbeiten.
3.
Eine Aufgabenliste. Sie sorgt dafür, dass nichts Wichtiges verloren geht und hilft dabei, den nächsten Tag und die Woche einzuteilen.
Eine zielführende Akquisestrategie lässt sich beispielswiese nur erfolgreich umsetzen, wenn die anfallenden Aufgaben und Schritte geplant werden, dafür Zeit reserviert und sie „auf Termin gelegt“ werden. Das ist nicht nur nachhaltig und erleichtert die Kontaktpflege. Es vermeidet Frustration, die sich schnell einstellt, wenn wichtige Aufgaben nur nach dem Lust- und Zufallsprinzip in den Job eingebaut werden. Wenn gerade ein Slot frei ist und nichts „Wichtiges“ wie Fotografieren oder Bildbearbeitung anliegt.
Eine der beiden bekannten Regeln für Zeitmanagement empfiehlt, dass wir nicht mehr als 60 % unserer täglichen Arbeitszeit verplanen, also auf Termin legen sollten. Die anderen 40 % bleiben offen für unerwartete Tätigkeiten und als Puffer für Ideen oder Anfragen. Probieren Sie es mal aus! Die zweite Regel zielt auf die Effizienz unserer Arbeit. Sie erklärt, dass wir 80 % Leistung mit 20 % Aufwand erzielen können. Eine wunderbare Vorstellung, für alle, die mit ihrer Energie sparsam umgehen können – jedoch eine echte Herausforderung für Perfektionisten.
Gutes Zeitmanagement führt nicht zwangsläufig zu Erfolg in der Akquise, um bei dem Beispiel zu bleiben, aber es schafft Raum für Konzentration, Ideen und Handlungsspielraum, um neue Kunden planvoll zu gewinnen. Mehr Zeit erhöht auch nicht die Qualität der Arbeit, aber gute Zeiteinteilung für Aufgaben ist integrativ und schafft Freiräume. Und damit ist kein Perfektionismus oder übertriebene Disziplin gemeint, sondern ein bewusster Umgang mit Zeit als Ressource und Motivator für eigene Ziele und Wünsche.
Und wann haben Sie Zeit?
Silke Güldner berät Fotografen und Kreative bei der richtigen Positionierung, einem erfolgreichen Auftritt und der digitalen Strategie.
